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Finanças
ExpenseClaim Flow Reembolsos e Adiantamentos Corporativos
Plataforma para solicitar viagens e adiantamentos, registrar despesas sem cartão, revisar comprovantes e políticas, aprovar reembolsos e reconciliar execução externa.
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Investimento inicialR$ 265.000
Prazo estimado165 dias
Visao geral e escopo
Produto para empresas controlarem despesas pagas pelo colaborador e adiantamentos, sem repetir cartões corporativos do SpendCard Control. Políticas versionadas definem categorias, tetos, diárias, territórios, antecedência, comprovantes e alçadas. Viagens ou gastos podem ser pré-aprovados; adiantamentos são instruídos por ERP/AP ou provedor externo. O colaborador apresenta relatório, itens e comprovantes; OCR apenas sugere campos com confiança. Regras apontam violações e duplicidades, mas gestores, financeiro e fiscal decidem. Valores aprovados, devoluções de saldo e reembolsos são exportados externamente e reconciliados pelos retornos. A solução não reserva viagens, emite cartões, calcula tributos, desconta folha, movimenta fundos ou garante reembolso.
Plano de execucao e entrega
Etapas sequenciais para a ativacao do seu ambiente exclusivo
Semanas 1–4 — política e governança
Populações, categorias, viagens, adiantamentos, fiscal fornecido, alçadas e papéis.
Semanas 5–10 — solicitações e despesas
PWA, pré-aprovação, relatórios, comprovantes, OCR, diárias e quilometragem.
Semanas 11–15 — revisão e aprovação
Políticas, violações, duplicidades, rateios, delegações e decisões.
Semanas 16–20 — execução e reconciliação
Adiantamentos, exports, retornos, devoluções, diferenças e fechamento.
Semanas 21–24 — piloto
Uma população/entidade, segurança, acessibilidade e handoff.
Escopo da entrega
Baseline comercial explícito. A descoberta confirma detalhes e mudanças antes da contratação definitiva.
O que está incluído
- Entidade, unidade, centro, projeto, moeda e competência
- Colaborador, vínculo, gestor e população
- Política, versão, vigência e território
- Categoria, teto, frequência, antecedência e comprovante exigido
- Diária, quilometragem e taxa fornecidas
- Despesa permitida, condicionada, proibida ou requer revisão
- Solicitação de viagem/atividade com finalidade, datas e estimativa
- Pré-aprovação, alçada, delegação e validade
- Booking/itinerário apenas referenciado quando disponível
- Adiantamento solicitado, aprovado e instruído externamente
- Moeda, valor, finalidade e data de prestação
- Relatório de despesas em rascunho, submetido, devolvido, aprovado ou fechado
- Item com merchant/fornecedor, data, valor, moeda e categoria
- Comprovante com hash, scanning e acesso restrito
- OCR assistido de campos e confiança
- Revisão humana de campo abaixo do threshold
- Itemização e rateio por centro/projeto/categoria
- FX com fonte, data e regra aprovada
- Cálculo de diária/quilometragem determinístico conforme input
- Detecção de possível duplicidade por comprovante, valor, data e pessoa
- Violação explicável com regra e versão
- Justificativa e exceção com alçada
- Despesa pessoal/não reembolsável como decisão humana
- Aprovação por gestor, centro, projeto, financeiro ou fiscal
- Saldo do adiantamento aplicado aos itens aprovados
- Valor a reembolsar ou devolver em estados separados
- Devolução executada externamente e retorno conciliado
- Lote idempotente de reembolso a ERP/AP/provedor
- Retorno aceito, rejeitado, pago informado ou estornado
- Diferença por valor, beneficiário, conta, competência ou duplicidade
- Fechamento, snapshot e reabertura controlada
- Relatórios de políticas, pendências, violações, adiantamentos e retornos
Critérios de aceite
- Política usa versão da data do gasto
- Pré-aprovação não confirma despesa
- Adiantamento não é rotulado como gasto
- OCR não aprova campo incerto
- Possível duplicidade exige resolução
- Exceção registra autoridade
- Aprovação não marca reembolso como pago
- Retry não duplica lote
- Retorno externo atualiza estado
- Devolução referencia adiantamento
- Reabertura preserva snapshot
- Usuário vê apenas próprios relatórios
O que não está incluído
- Cartões corporativos cobertos por SpendCard Control
- Booking e gestão completa de viagens
- Emissão fiscal ou decisão tributária
- Folha, ERP, AP ou contabilidade oficial
- Desconto automático em folha
- Custódia, iniciação própria ou garantia de pagamento
- Detecção completa de fraude
- Operação humana de despesas
Resumo da solucao
ExpenseClaim Flow
Escopo baseR$ 265.000
Prazo base com modulos165 dias úteis
Investimento estimado
R$ 265.000Condicoes finais dependem da proposta aprovada
Hospedagem e canais definidos em contrato
Tecnologias e integrações previstas
Employee expense PWA
Temporal policy engine
Receipt evidence vault
OCR assistance
Duplicate detection
Approval workflow
ERP/AP export
Reimbursement ledger
Resultados previstos no escopo
- Despesa aponta política e versão
- OCR não aprova campo incerto
- Adiantamento reconcilia uso e devolução
- Reembolso exige retorno externo para concluir
Diagnostico de rentabilidade
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Definir a política de reembolsos e adiantamentos
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